راه اندازی تلفن گویا و مراکز تلفن هوشمند

۱- استفاده به عنوان مرکز تلفن (سانترال) کامپیوتری با کلیه امکانات سیستم تلفن گویا

نرم افزار و سخت افزارآنی نوین ، بسته به نوع ماژول های سخت افزاری و نرم افزاری، این امکان را به شما میدهد که بدون نیاز به دستگاه سانترال بتوانید خود یک مرکز تلفن کامپیوتری( (CTIطراحی و پیاده سازی کنید این مرکز تلفن بسته به ماژولهای نصب شده خطوط شهری و داخلی بر روی کارت سخت افزاری قابلیت تعریف را دارا می باشد استفاده از این مرکز تلفن مزایای منحصر بفردی برای شما مهیا می کند

• امکان تعریف خطوط داخلی و شهری بر اساس نیاز و سلیقه شما
• مشاهده وضعیت کلیه خطوط داخلی و شهری
• امکان تعیین شماره های داخلی برای داخلیهای خروجی از سیستم به صورت کاملا باز و دلخواه شما
• امکان تعریف سطوح دسترسی به خطوط شهری و داخلی برای هر خط
• امکان محدود کردن مدت زمان مکالمات
• سرعت بالای انتقال مکالمات
• سیستم صف (نوبت دهی) مکالمه
• امکان شماره گیری از طریق کامپیوتر
• کنفرانس تلفنی (مکالمه ۳نفره)

۲- پاسخگویی بر اساس ساعت و روزهای مختلف کاری

شما می توانید با توجه به ساعات، روزها، هفته ها، ماه ها و یا سال های مختلف، برنامه ریزی نمایید تا تماس های ورودی در این زمان ها، به مقصد خاصی مانند یک واحد خاص، موبایل، گروهی از افراد و یا پست صوتی وصل شوند .بطور مثال تماس ها می توانند از ساعت ۹صبح الی ۵بعدازظهر روزهای شنبه تا پنج شنبه به شماره های اصلی سازمان و در ساعات دیگر و یا روزهای تعطیل به گروهی از افراد و یا شماره موبایل خاص و یا حتی پست صوتی وصل شوند.

۳- تماسهای خود را کنترل نمایید

تماس ها را بر اساس ساعات روز و روزهای هفته، به شماره های متفاوت وصل نمایید
این راه کار برای سازمان های کوچک و متوسط تجاری و مشتریان آن ها طراحی شده است تا تماس های ورودی

• خود را بطور کارآمد و موثر مدیریت نمایند
• فرصت های بازاریابی و تبلیغاتی شما را ارتقاء می دهد.
• تماس ها را بصورت خودکار به واحدها و افراد مختلف منتقل می کند.
• مقیاسی برای سنجش میزان اثربخشی بازاریابی از طریق تماس های دریافتی بشمار می رود.
• نیازی به گوشی با مدل و یا مارک بخصوصی نمی باشد.

۴- اطلاع رسانی گویا

این نرم افزار قابلیت ارائه اطلاعات مفید به صورت طبقه بندی شده را دارا می باشد. اطلاعات میتواند گزارشات مالی، خدمات درمانی، امور اداری در واحدهای مختلف ،آدرسها ،شماره تلفنهای مهم و… باشد.

نرم افزار تلفن گویای آنی نوین، این قابلیت را در سیستم شما فراهم می نماید که بتوانید از طریق آن اطلاعاتی مفید جهت اطلاع رسانی به کاربران انتقال دهید. به عبارتی شما از طریق این سیستم می توانید به بخش اعظمی از سوالات روزمره و تکراری تماس گیرندگان پاسخ دهید بی آنکه نیاز باشد داخلی هایتان و به عبارتی کارمندان شرکت را مشغول این کار نمایید. مزیت سیستم اطلاع رسانی تلفن گویای آنی نوین، صرفه جویی در وقت کارمندان و جلوگیری از اتلاف انرژی آنان می باشد.

همچنین این سیستم می تواند با اتصال به بانک های اطلاعاتی، اطلاعاتی را که مختص به آن تماس گیرنده خاص است، بازیابی نماید و به صورت پویا و داینامیک آن را برای تماس گیرنده قرائت نماید. مثالی موردی از این گونه سیستم، استفاده این سیستم در گزارشاتی از قبیل باقی مانده حساب مالی، مقدار اعتبار فعلی در سیستم، خدمات اختصاص داده شده به آن کاربر و غیره می باشد.

۵- صندوق صوتی

در این سیستم امکاناتی از قبیل ضبط پیغام تماس گیرندگان در صندوقهای مختلف، ارائه کد پیگیری در راستای طرح تکریم ارباب رجوع (ارتباط مردمی) وجود دارد.
سیستم صندوق صوتی تلفن گویای آنی نوین امکان ثبت هرگونه پیغام به عنوان انتقاد، پیشنهاد، شکایات و یا پرسش و پاسخ را فراهم می آورد، به طوری که پس از ثبت هر پیغام یک کد پیگیری به شخص اعلام می گردد و تماس گیرنده می تواند در آینده با وارد کردن شماره پیگیری خود پیغام مدیر و یا شخص ذیربط را بشنود.

در این زیر سیستم هر شخص یا واحد می تواند یک صندوق صوتی برای خود داشته باشد و در شرایط مختلف مانند ساعات غیر اداری، در هنگامی که امکان پاسخگویی به تماسها وجود ندارد و یا حتی زمانی که خط داخلی آن شخص اشغال می باشد، پیغام تماس گیرندگان را ضبط نماید تا بعدا توسط صاحب صندوق یا اپراتور، پیغام بررسی گردد و در صورت نیاز پیگیری شود. این پیغام ها می توانند آرشیو یا حذف گردند.

در این سیستم افراد بر حسب سطح دسترسی خود ( مدیر – کاربر ) می توانند با استفاده از نرم افزار تحت شبکه پیغام های صندوق خود و یا سایر صندوق ها را بررسی و در صورت نیاز آنها را ارجاع دهند لازم به ذکر است که امکان انجام کلیه امور مربوط به صندوق صوتی از قبیل گوش کردن پیغام ها، گذاشتن پاسخ و همچنین حذف و آرشیو آنها از طریق تلفن و بدون نیاز به کامپیوتر نیز امکانپذیر است همچنین در این سیستم می توانید از سرویس های ارسال پیام به ایمیل نیز استفاده کنید.

۶- اپراتور خودکار

یکی از روشهای ارائه اطلاعات مورد نیاز مراجعین هر سازمان، ارائه از طریق سیستمهای اطلاع رسانی گویا است.
تماس گیرندگان با تلفن گویا، قادر خواهند بود با راهنماهایی که این سیستم در اختیارشان قرار میدهد به اطلاعات مورد نیاز خود از طریق درختواره اطلاعاتی، توسط شماره گیر تلفن، دسترسی پیدا کنند.

نرم افزار تلفن گویای آنی نوین میتواند به صورت یک سیستم اپراتور خودکار عمل کند تا ارتباط افراد با بخشهای مختلف یک سازمان به راحتی برقرار شود. در این نرم افزار شما می توانید واحدها ، بخشها ، افراد موسسه یا سازمان ها را با کدهایی اختصاصی تعریف کنید تا افرادی که با شرکت یا سازمان تماس می گیرند بتوانند به سرعت و از طریق سیستم فوق با گرفتن مستقیم همان کد اختصاصی و یا از طریق چارت مخصوص آن سازمان به بخش مربوطه متصل گردند.

همچنین در حالتی که امکان پیش آمدن شرایطی خاص مانند بی پاسخ ماندن تماس، اشغالی خط و غیره برای داخلی مورد نظر وجود دارد. سیستم تلفن گویای آنی نوین امکان تعریف عملیاتی خاص مختص آن شرایط را دارد. برای مثال در هنگامی که داخلی مورد نظر نتواند به تماس خود پاسخ دهد، می توان برای آن شخص و یا آن واحد، پیغامگیر ، دریافت فکس و یا حتی انتقال مکالمه به فردی دیگر و یا شماره موبایل وی به صورت خودکار فعال نمود تا تماس گیرندگان حتی الامکان بتوانند مطالب خود را با اولین تماس و حتی المقدور تنها با یک بار تماس تلفنی منتقل سازند.

۷ روز ۲۴ ساعت

نرم افزار تلفن گویای آنی نوین، می تواند در شرایط خاص مانند روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری برای شرکت ها و موسساتی که نیاز به پاسخگویی ۲۴ ساعته دارند امکانات خاصی را در اختیار بگذارد. این سیستم به شما این امکان را می دهد که در صورت نیاز بتوانید تماس ورودی را بطور نامحسوس(بدون نیاز به سرویس انتقال مکالمه مخابرات) به خط شهری یا موبایل خاصی منتقل نمایید.
از آنجائی که اطلاعات هر سازمان دارای تغییراتی میباشد، در این سیستم شما میتوانید هر سیستمی را که مد نظرتان است به صورت یک درختواره پیاده سازی نمایید. کلید ها و صدا های ساختار همگی قابل تغییر میباشند ، صدا های مورد نیاز سیستم میتواند به صورت مستقیم توسط میکروفن از طریق خود نرم افزار ضبط شده و در سیستم استفاده گردد و همچنین از صداهای آماده نیزمی‌توان استفاده نمود . از مزایای استفاده از این سیستم عبارتند از:

• مدیریت موثر و حرفه ای تماس های و رودی
• انتقال خودکار تماس های ورودی به بخشهای مختلف
• عدم شنیدن بوق اشغالی برای تماس گیرندگان به دلیل پاسخگویی چندین خط همزمان
• تداعی کردن تصویر حرفه ای و بزرگ جلوه دادن در ذهن مشتری
• پاسخگویی سریع با کلیه جزئیات

۷- صف انتظار مکالمه

اگر تلفن واحد مورد نظر اشغال باشد، تماس گیرنده پیغام کوتاهی با این مضمون که او در صف انتظار مکالمه است، را می شنود. تا زمانیکه ارتباط برقرار شود، آهنگ و یا پیام پوزش برای فرد پخش خواهد شد .
صف انتظار مکالمه می تواند با voice to emailو یا هر یک از خدمات دیگر تماس، تلفیق شود تماس گیرندگان پیغام کوتاهی را خواهند شنید و در صورتیکه تمام خطوط مقصد مورد نظر اشغال باشد، پیغام پوزش و یا آهنگ برای فرد پخش خواهد شد و بلافاصله پس از آزاد شدن خط، فرد بصورت خودکار به مقصد مورد نظر وصل خواهد شد.

• مدیریت موثر و کارآمد تماس های ورودی
• افزایش فرصت های تجاری از طریق عدم وجود تماس های ناموفق
• پاسخگویی چندین خط بطور همزمان – خطوط هیچ وقت اشغال نخواهند بود
• تنظیم پارامترهای زمان انتظار و زمان پخش پیغام پوزش
• خدمات پاسخگویی/ گذاشتن پیغام و خدمات ارسال پیغام به ایمیل بصورت رایگان
• تصویری کاملا حرفه ای در ذهن مشتری ایجاد نمایید

۸- انتقال مکالمه به سایر خطوط

اگر فردی با شما تماس بگیرد و شما نتوانید او را راهنمایی کنید، بدون شک شنیدن جمله “متاسفم، شماره تلفن مسئول مورد نظر شما … می باشد” برای او خوشایند نخواهد بود.
راه حل این مشکل، استفاده از “سرویس انتقال مکالمه به سایر خطوط می باشد. این ویژگی در تلفن گویا به شما این امکان را می دهد که تماس های ورودی را به هر شماره ای در هر جای دنیا به سادگی منتقل نمایید و از شماره گیری مجدد تماس گیرندگان جلوگیری نمایید.

• به راحتی تماس های ورودی را به همکاران، واحدها و یا بخش های مختلف در هر جای دنیا منتقل نمایید.
• زمانی‌که تماسی را به شماره دیگری منتقل می کنید، خط شما مجددا آزاد خواهد شد و می توانید پاسخگوی سایر تماس های دریافتی باشید.
• امکان ارائه خدمات مطلوب به مشتریان به مدیریت موثر تماس های دریافتی
• تصویری کاملا حرفه ای در ذهن مشتری ایجاد نمایید

۹- اپراتور خودکار- انتقال هوشمند مکالمه

با استفاده از سیستم تلفن گویا آنی نوین شما می توانید کلیه تماسهای ورودی خود را مدیریت کنید و همواره مطمئن باشید که تماسی بدون پاسخ نخواهد ماند.

این سیستم به شما این امکان را می دهد تا بتوانید بسته به ساعات کاری و ترافیک تماسهای ورودی، اپراتورها و کاربران خود را در گروه های کاری مختلف ایجاد و تماس را بصورت هوشمند بین آنها تقسیم کنید.همچنین با توجه به مدت انتظار افراد در صف انتظار و تعداد تماسهای ورودی در بازه های مشخص ، جهت بهبود روال پاسخگویی و ارتقا عملکرد کاربران پیغام ها و اطلاعات تماس گیرنده را در صندوق صوتی یا صندوق فکس ذخیره کنید تا مشتریان مدت زمان طولانی در انتظار برقراری تماس نباشند.

سیستم تلفن گویا آنی نوین به شما این امکان را می دهد تا بر اساس شماره تماس گیرنده بتوانید کاربر یا گروه کاربری خاصی را جهت پاسخگویی مشخص کنید و تماس را بصورت هوشمند بین افراد مربوطه تقسیم کنید.